Lediga jobb som kontorsassistent

Vad gör en kontorsassistent?

Kontorsassistenter och sekreterare sköter den löpande administrationen på en arbetsplats. Uppgifterna är blandade: registrera och uppdatera uppgifter i olika system, hantera post och mejl, boka möten och resor, skriva protokoll, beställa material, ta emot besökare och svara på frågor från kollegor och allmänhet. Många har även enklare ekonomiuppgifter, som att kontera fakturor eller sammanställa underlag.

Yrkesgruppen samlar administrativa roller som inte hör till en mer specialiserad grupp. Vanliga titlar är:

• administratör och administrativ assistent
• kontorsassistent och kontorist
• sekreterare, till exempel nämndsekreterare eller avdelningssekreterare
• skoladministratör
• registrator på myndigheter

Rollerna finns i nästan alla branscher, från små företag där administratören gör lite av allt till myndigheter med tydligt avgränsade uppgifter.

Utbildning och behörighet

Arbetsgivare kräver i regel gymnasieutbildning, gärna med ekonomisk eller administrativ inriktning. Yrkeshögskolan har utbildningar för bland annat administratörer inom olika branscher, och sådana kan ge ett försprång när många söker samma tjänst. Formell behörighet eller legitimation finns inte.

Det som efterfrågas mest är:

• säker svenska i tal och skrift
• god vana vid kontorsprogram för text, kalkyl och presentation
• erfarenhet av ärendehanterings- eller affärssystem
• noggrannhet och känsla för service

På myndigheter behövs kunskap om offentlighet, sekretess och diarieföring.

Arbetsmiljö och arbetstider

Det är ett stillasittande kontorsarbete, nästan alltid på dagtid under vardagar. Flexibel arbetstid och viss möjlighet till distansarbete förekommer, men många roller kräver närvaro eftersom de bygger på service till kollegor och besökare. Arbetet präglas av många avbrott och parallella uppgifter, och perioder kring bokslut, terminsstart eller sammanträden kan vara intensiva.

Lön och framtidsutsikter

Enligt SCB (2025) är medianlönen för kontorsassistenter och sekreterare 35 900 kr i månaden före skatt. Tiondelen med lägst lön har 28 000 kr eller mindre och tiondelen med högst lön 45 700 kr eller mer. Unga mellan 18 och 24 år ligger kring 29 200 kr.

Konkurrensen om jobben är hård. Arbetsförmedlingen bedömer jobbchanserna för administrativa assistenter som små, och efterfrågan väntas vara oförändrad de kommande fem åren. Under det senaste året publicerades ändå omkring 9 200 annonser, drygt 18 procent fler än året innan. Enklare rutinuppgifter automatiseras alltmer, så kunskap i ett visst system eller en viss bransch, till exempel vård, bygg eller juridik, gör det lättare att sticka ut.

Bra att veta

Vikariat och uppdrag via bemanningsföretag är vanliga vägar in och ger erfarenhet av flera system och arbetsplatser på kort tid.